Der Postdigitalisierungsexperte Caya bietet seinen Kunden mit der Caya Document Cloud ab sofort ein integriertes Dokumenten-Management-System (DMS) an. Es ermöglicht das Ablegen, Bearbeiten, Verwalten und revisionssichere Archivieren der digitalisierten Post. Darüber hinaus werden das Ausfüllen von Formularen, Weiterleiten von Dokumenten sowie das Bezahlen von Rechnungen vereinfacht. Anwender greifen einfach über ihren Browser oder eine kostenlose Mobile App auf die Dokumente zu.
Mit der Caya Document Cloud können Unternehmen ihre eingehende, von Caya digitalisierte Post sowie weitere Dokumente bequem unter einer Oberfläche verwalten. Dabei zeichnet sich die Anwendung durch eine besonders hohe Usability aus. Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya, erklärt: “Bevor wir uns entschlossen haben, ein eigenes DMS auf den Markt zu bringen, haben wir die verfügbaren Systeme genau analysiert. Dabei ist uns aufgefallen, dass die Produkte sehr komplex sind. Daher war es unser Anliegen, mit der Caya Document Cloud eine Lösung anzubieten, die nach dem Plug-and-Play-Prinzip selbsterklärend und damit ohne Schulungsaufwand sofort anwendbar ist.” Das kommt unter anderem Unternehmen zugute, die ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice geschickt haben.
Die Caya Document Cloud deckt viele gängige Prozesse ab. Zum Beispiel ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten inklusive Texterkennung (OCR) und Datenextraktion. Zudem zählen die strukturierte Verwaltung der Dokumente in Ordnern, eine Volltextsuche und die Bearbeitung mit einem PDF-Editor, das Bezahlen von Rechnungen via PayNow sowie das Weiterleiten von Dokumenten an Drittlösungen oder andere Mitarbeiter dazu. Die Nutzung ist für Caya-Kunden zunächst kostenfrei.
Kunden von Caya empfangen ihre Post online. Dazu leiten sie mittels Nachsendeauftrag oder Umrouting ihre Post an das Caya Scancenter weiter oder teilen ihren Geschäftspartnern eine Caya-Postbox-Adresse mit. Alternativ holt Caya die Post beim Kunden ab. Die Digitalisierung erfolgt tagesaktuell unter strengsten, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen. Anschließend werden die digitalisierten Dokumente den Kunden als PDF/A-Datei auf der Caya-Plattform in einem geschützten Bereich zur Verfügung gestellt. E-Mail- bzw. Pushnachrichten bei Nutzung der Smarthone-App informieren über die neu eingegangene Post.
